Immobilien
Digital Signage im Immobilienbüro einführen: Leitfaden für Planung und Inbetriebnahme
Der Wechsel von gedruckten Aushängen zu digitalen Bildschirmen erfordert mehr als die Wahl geeigneter Standorte. Erfahren Sie, wie Sie den Einstieg planen, Verantwortlichkeiten festlegen und Ihre Bildschirme vom ersten Tag an sinnvoll für die visuelle Kommunikation einsetzen.
Vor dem Start: Was sich durch den Einsatz digitaler Bildschirme verändert
Ein Immobilienbüro kann seine Schaufensterauslagen aktualisieren, die Aushänge im Büro erneuern und seine visuelle Kommunikation neu gestalten, ohne die bisherigen Arbeitsabläufe zu verändern. Mit der Einführung digitaler Bildschirme entsteht jedoch eine neue Aufgabe: Sie müssen entscheiden, wie Sie die Bildschirme einsetzen und wer dafür sorgt, dass die Inhalte aktuell bleiben.
Es geht nicht nur darum, gedruckte Aushänge durch digitale Anzeigen zu ersetzen. Vielmehr verändert sich die Organisation der Kommunikation: Statt Informationen manuell auszutauschen, müssen Inhalte geplant, regelmäßig überprüft und nach gemeinsam festgelegten Kriterien gepflegt werden.
Bevor Sie den ersten Bildschirm installieren, sollten Sie deshalb vier Fragen beantworten: Wo ist ein Bildschirm sinnvoll? Welchen Zweck soll er erfüllen? Wer übernimmt die laufende Betreuung? Und wie überprüfen Sie, ob der Bildschirm weiterhin seinen Zweck erfüllt?
Sie müssen nicht von Anfang an alles abschließend klären. Mit einer klar abgegrenzten ersten Einführungsphase können Sie Erfahrungen sammeln, Abläufe anpassen und anschließend entscheiden, ob eine Erweiterung sinnvoll ist.
Wo Sie die ersten Bildschirme in Ihrem Immobilienbüro installieren sollten
Der beste Standort ist nicht unbedingt der auffälligste. Entscheidend ist, dass der Bildschirm eine konkrete Kommunikationsaufgabe erfüllt und die angezeigten Informationen unter geeigneten Bedingungen gut lesbar sind.
Beobachten Sie vor der Standortwahl, wie die einzelnen Bereiche genutzt werden. Welche Wege nehmen Besucher? Wo bleiben sie stehen? Aus welcher Entfernung können sie die Informationen lesen? Welche Bereiche bieten geeignete Lichtverhältnisse, ausreichend Platz und passende Installationsbedingungen?
Das Schaufenster kann ein erster Kontaktpunkt für Menschen sein, die das Immobilienbüro noch nicht betreten haben. Im Innenbereich kann ein Bildschirm dagegen die Kundenbetreuung begleiten. Beide Einsatzbereiche unterscheiden sich und sollten getrennt bewertet werden.
Auch die praktischen Voraussetzungen spielen eine Rolle: die Zugänglichkeit des Installationsorts, die Stromversorgung, gegebenenfalls die Netzwerkanbindung und die Möglichkeit, später problemlos Kontrollen durchzuführen. Selbst ein attraktiver Standort ist wenig sinnvoll, wenn sich der Bildschirm dort nur schwer dauerhaft betreiben lässt.
Bei der ersten Standortentscheidung geht es nicht darum, das gesamte Büro mit Bildschirmen auszustatten. Wählen Sie stattdessen einen oder mehrere Standorte mit einer klar definierten Aufgabe und prüfen Sie, ob sie sich sinnvoll in den Arbeitsalltag Ihres Immobilienbüros integrieren lassen.
Wenn das Schaufenster zu Ihren wichtigsten Bildschirmstandorten gehört, erfahren Sie hier, welche Inhalte sich für digitale Schaufensterbildschirme in Immobilienbüros eignen, bevor Sie den konkreten Wiedergabeplan festlegen.
So planen Sie die Einführung Schritt für Schritt
Eine gut geplante Einführung beginnt mit einfachen, überprüfbaren Entscheidungen. Diese drei Grundsätze helfen Ihnen dabei, aus einer allgemeinen Idee einen konkreten Plan zu entwickeln, den Ihr Team im Arbeitsalltag umsetzen kann.
Ziele klar definieren
Bevor Sie Standorte auswählen, legen Sie fest, wofür Sie Digital Signage einsetzen möchten. Das Ziel sollte so konkret sein, dass es die weiteren Entscheidungen erleichtert und Sie später überprüfen können, ob der Bildschirm seine Aufgabe erfüllt. Vermeiden Sie es, mit einer langen Liste von Erwartungen zu beginnen. Sinnvoller ist es, zunächst einen vorrangigen Bedarf zu bestimmen und die erste Einführungsphase darauf auszurichten.
Mit einem überschaubaren Umfang beginnen
Sie müssen nicht alle vorgesehenen Standorte gleichzeitig in Betrieb nehmen. Wählen Sie zunächst diejenigen mit den besten Voraussetzungen aus und legen Sie fest, was vor der Inbetriebnahme vorbereitet sein muss. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung die erforderlichen Installationsprüfungen, die zuständigen Personen und ausreichend Zeit, um die ersten Ergebnisse zu überprüfen. So vermeiden Sie, dass das Projekt von improvisierten Entscheidungen abhängt.
Überprüfen und nachjustieren
Sobald die ersten Bildschirme in Betrieb sind, beobachten Sie, wie sie unter realen Bedingungen funktionieren. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Inhalte, die kontinuierliche Wiedergabe gemäß Zeitplan und wie einfach Ihr Team die vorgesehenen Aufgaben erledigen kann. Dokumentieren Sie auftretende Probleme und notwendige Anpassungen. Diese Erfahrungen bieten Ihnen eine bessere Grundlage für die Entscheidung über die nächste Phase, als die Installation zu erweitern, ohne die erste Phase ausgewertet zu haben.
Eine schrittweise Einführung bedeutet nicht, langsamer voranzukommen. Sie bedeutet, jede weitere Entscheidung auf Grundlage der Erfahrungen aus Ihrem eigenen Immobilienbüro zu treffen.
So organisieren Sie den Wechsel der Inhalte und legen Zuständigkeiten fest
Auch ein fachgerecht installierter Bildschirm kann seinen Nutzen verlieren, wenn niemand weiß, wann er überprüft werden muss. Deshalb sollte die interne Organisation von Anfang an Teil der Einführung sein.
Verantwortliche Person benennen
Benennen Sie eine Person, die die Wiedergabeplanung überwacht und regelmäßige Kontrollen koordiniert. Sie muss nicht alle Aufgaben selbst erledigen, sollte aber wissen, wer wann zuständig ist.
Regelmäßige Kontrollen einplanen
Legen Sie feste Zeitpunkte fest, um zu prüfen, ob die Wiedergabeplanung noch aktuell ist. Wie häufig diese Kontrollen nötig sind, hängt davon ab, wie oft sich die Inhalte in Ihrem Immobilienbüro ändern und welche Aufgabe der jeweilige Bildschirm erfüllt.
Inhaltswechsel vorbereiten
Planen Sie, wie lange einzelne Inhalte angezeigt und wann sie ausgetauscht werden sollen. So vermeiden Sie eine improvisierte Wiedergabeplanung. Die Abläufe sollten für Ihr Team einfach und dauerhaft umsetzbar sein.
Vertretungen organisieren
Legen Sie fest, wer die Kontrollen bei Urlaub, Abwesenheit oder Personalwechsel übernimmt. Die kontinuierliche Betreuung der Bildschirme sollte nicht von einer einzigen Person abhängen.
Mehrere Standorte koordinieren
Wenn Ihr Immobilienunternehmen mehrere Standorte betreibt, legen Sie fest, welche Entscheidungen standortübergreifend getroffen werden und welche die einzelnen Büros selbst übernehmen. Achten Sie dabei auf klare Zuständigkeiten ohne doppelte Verantwortlichkeiten.
Wichtige Abläufe dokumentieren
Eine kurze Übersicht über Zuständigkeiten, Kontrollen und Abläufe hilft dabei, den Betrieb der Bildschirme auch bei Personalwechseln oder veränderten Prioritäten aufrechtzuerhalten.
Sobald die organisatorischen Abläufe feststehen, können Sie sich der Frage widmen, welche Inhalte Sie auf den Bildschirmen Ihres Immobilienbüros je nach Standort und Zielsetzung zeigen sollten, ohne die inhaltliche Auswahl mit der technischen und organisatorischen Planung zu vermischen.
So überprüfen und betreuen Sie Ihre Bildschirme nach der Inbetriebnahme
Mit dem ersten Einschalten eines Bildschirms ist die Einführung noch nicht abgeschlossen. Vielmehr beginnt damit eine regelmäßige Überprüfung, die dazu beiträgt, seinen Nutzen langfristig zu erhalten.
Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die Bildschirme funktionieren, Informationen korrekt dargestellt werden und die Wiedergabe wie geplant erfolgt. Prüfen Sie außerdem, ob sich die Bedingungen vor Ort verändert haben, etwa durch andere Lichtverhältnisse, eine neue Möbelanordnung oder veränderte Laufwege der Besucher.
Tritt eine Störung auf, sollte Ihr Team wissen, wem sie gemeldet wird und wie der Vorfall dokumentiert werden soll. Eine einfache, konsequent durchgeführte Kontrolle lässt sich meist leichter in den Arbeitsalltag integrieren als eine umfangreiche Überprüfung, für die im Terminkalender kaum Zeit bleibt.
Prüfen Sie auch, ob der ursprünglich gewählte Standort weiterhin sinnvoll ist. Ein Bildschirm kann technisch einwandfrei funktionieren und dennoch eine Anpassung seiner Ausrichtung, Wiedergabezeiten oder Nutzung erfordern.
Ziel ist es nicht, unnötige Kontrollen einzuführen. Vielmehr sollten die Bildschirme fest in die täglichen Abläufe Ihres Immobilienbüros integriert werden, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.
Häufige Fehler beim Einstieg in Digital Signage
Viele anfängliche Schwierigkeiten lassen sich vermeiden oder verringern, wenn Sie wichtige Entscheidungen zur Einführung bereits vor der Installation der Bildschirme treffen.
Den Standort nur nach optischen Gesichtspunkten auswählen
Ein Bildschirm sollte auf die tatsächlichen Gegebenheiten und die Nutzung des Raums abgestimmt sein – nicht nur darauf, wie gut er auf einem Foto aussieht.
Von Anfang an zu viele Bildschirme installieren
Wer weitere Bildschirmstandorte hinzufügt, ohne die erste Phase ausgewertet zu haben, erschwert möglicherweise spätere Kontrollen und verteilt Aufgaben, für die noch keine klaren Zuständigkeiten festgelegt sind.
Keine Verantwortlichen festlegen
Wenn niemand die Kontrollen und Aktualisierungen koordiniert, hängt die kontinuierliche digitale Kommunikation von Einzelinitiativen ab statt von einem gemeinsam festgelegten Ablauf.
Die Wiedergabeplanung dem Zufall überlassen
Wenn der Wiedergabeplan nur dann aktualisiert wird, wenn jemand daran denkt, lässt sich eine einheitliche und aktuelle Kommunikation nur schwer aufrechterhalten.
Die Wartung vernachlässigen
Die Planung sollte auch regelmäßige Kontrollen nach der Installation, ein Verfahren zur Meldung von Störungen und eine verantwortliche Person umfassen, die deren Behebung überwacht.
Die erste Phase nicht auswerten
Bevor Sie weitere Bildschirme installieren, sollten Sie prüfen, was gut funktioniert hat, wo Anpassungen nötig sind und welche Maßnahmen sich auf andere Standorte übertragen lassen.
Von der Planung zur Bildschirmverwaltung
Sobald Bildschirmstandorte, Zuständigkeiten und Wartungsabläufe festgelegt sind, verfügt Ihr Immobilienbüro über eine Grundlage, um die digitale Kommunikation dauerhaft zu organisieren.
Im nächsten Schritt gilt es zu prüfen, wie sich die Bildschirmverwaltung im Alltag organisieren lässt – insbesondere dann, wenn mehrere Bildschirme, Mitarbeitende oder Standorte beteiligt sind.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie diese Planung mit einer Verwaltungslösung in die Praxis umsetzen können, informieren Sie sich über die Digital-Signage-Lösung von iMediaGO für Immobilienbüros und die Möglichkeiten für die visuelle Kommunikation in Ihrem Immobilienbüro.
Gehen Sie den nächsten Schritt in der digitalen Kommunikation Ihres Immobilienunternehmens
Sie wissen jetzt, welche Entscheidungen vor der Installation Ihrer ersten digitalen Bildschirme wichtig sind. Entdecken Sie, wie iMediaGO Sie dabei unterstützen kann, die visuelle Kommunikation Ihres Immobilienbüros zu organisieren.
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